1. Erfaringer

Hvad har klubben gjort indenfor kommunikation? Hvad har erfaringerne været? List i punktform.

• Udført kommunikerede velkomst- og info-foldere til U-svømmere

• Annonceret i lokalavis ifm. sæsonstart omkring holdopbygning mv.

• Tilbagemeldinger til U-svømmere ved sæsonafslutning om klubbens planer med svømmeren for næste sæson. (”du skal svømme på hold XX)

• Telefonisk kontakt til T-svømmere om mødedatoer, næste sæson mv.

• Kommunikationen blev ”taget” fra trænerne og lagt over til en voksen i bestyrelsen, idet det var for useriøst og flydende.

• I starten var tilmeldinger mundtlige, når man skulle tilmelde sig et hold.

• Senere blev tilmelding elektronisk, hvor der blev sendt girokort ud til betaling.

• Ingen dialog med lokalavis/medier overhovedet, kun ved frivilligt initiativ.

• Nu skal tilmelding foretages rent elektronik og betaling.

• Al ukompliceret kommunikation ml. klub og forældre foretages elektronisk på hjemmeside og pr. mail.

• Kontakt til pressen/øvrige medier er forsøgt mere aktivt.

• En fast kontaktperson til Svømmeunionen – sådan har det altid kørt efter ”fast” mundtlig aftale.

• Kommunikation med VAT er typisk foregået med en fast kontaktperson fra bestyrelsen eller til en fast holdleder i VAT

• Kommunikation til andre klubber via svømmeunionens kalender eller via. ”telefonliste”/netværk

• Kommunikation til frivillige/officials: Blev foretaget af faste personer

• Kommunikation via. VAT-bog med alle moderklubber, VAT-hold, T-hold, officials mv.

• Kommunikation med kommune er traditionelt foretaget af formanden

• Tværsportslige udvalg ……….

• Kommunikation er foregået rent lokalt og ikke regionalt.

• Ingen erfaring ift. kommunikation ift. erhverv/sponsorer

• Kommunikation til opstartsmøder, afslutningsfester mv.

• Ved opstart af U-svøm er der altid en repræsentant fra bestyrelsen – skaber tryghed og synlighed

Hvad har især virket?

• Brug af internettet har rykket næsten alle processer meget markant

• At klubben/bestyrelsen er synlige ved opstart af U-svøm

• Entydig kommunikation med 1 person – f.eks. ift. kommunikation med svømmehallen, planlægning af vandtid

(List max. 1 år gamle eksempler på god kommunikation i punktform) – angiv hvorfor det har virket. Hvad er eksemplerne (fakta) på at tidligere kommunikationsstrategier har virket? Hvor har klubben rykket sig markant?

• Al information er til rådighed på hjemmesiden

• Al kommunikation er gjort meget struktureret ift. medlemmer, officials og udføres ikke længere kun af enkeltpersoner.

• Der afholdes forældremøder/opstartsmøder

• At en ajourført og spændende hjemmeside virker godt på interessenterne

• At der skal holdes tæt kontakt til medierne og at de nogle gange skal "hjælpes" med billeder og artikler

• At STT har fået en holdning til PR, og at der bl.a. via. en PR-ansvarlig, en webmaster og en næsten entydig kommandovej til kommunikation har gjort meddelelse, nyheder mv. til alle interessenter nem

• At STT er blevet "tydeligere" i kommunikationen med HTK. For eks. ift. lukning af Rønnevangsskolen, livredder-problematikken, eliteidræt

• At STT har rykket sig markant ift. anvendelsen af elektronisk kommunikation

2. Afklaring og målsætning

A. Målgruppe(r) (se politikken):

Målgrupper:

• Interne interessenter (medlemmer, forældre og øvrige interesserede),

• Eksterne interessenter (medier, andre klubber, øvrige)

B. Afklaring

Hvor er de gode ”rollemodeller”? Hvad gør de klubber, der gør det godt i forhold til kommunikation? Hvilke medier og teknologier anvender de?

• STT er generelt en rigtig god rollemodel ift. den elektroniske kommunikation.

• inspirationskilder kan for eksempel være andre svømmeklubber (Køge og Lyngby), som er rigtigt gode til at skaffe omtale og mange sponsorer. Kræver engagerede og dygtige folk/ildsjæle.

C. Mål

Hvilke mål opstilles på kort sigt på kommunikationsområdet (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi.

• Mål: At al information foregår elektronisk og er tilgængelig via. hjemmeside og mails fra april 2011.

• At alle af/til-meldinger til stævner (svømmere, officials mv.) foregår elektronisk april 2011.

• At kommunikation med svømmehallen forbedres (i driftssituation) og konkret ift. stævner – evt. med kort morgenmøde inden stævner. Der laves en tjek- og evalueringsliste foråret 2011, som løbende revideres, og gennemgås før hvert stævne, og evalueres efterfølgende. Konkret skal evaluering vise, at begge parter har haft en god oplevelse og pege frem mod, hvordan det næste gang kan blive endnu bedre.

• Hvert bestyrelsesmedlem er min. 1 gang om året ”frigivet” til medlemskontakt i forbindelse med stævner dvs. uden praktiske gøremål. Ved egne stævne skal der være min. 1 bestyrelsesmedlem tilgængelig. (første gang ved klubmesterskabet april 2011).

• Mindst 80 % oplever kommunikationen som velfungerende, bestyrelsen som tilgængelig (maj 2011)

• 80 % af svømmeskolens medlemmer er tilfredse (maj/december 2011)

Hvilke mål opstilles på lang sigt på kommunikationsområdet (3-5 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi.

• På længere sigt skal der arbejdes på den eksterne kommunikation, så politikere, sponsorer mv. opdager STT's potentiale, og vil vægte STT som en god samarbejdspartner. Arbejdet initieres forår 2011, men der fokuseres først på etablering af sponsorudvalg ved sæsonstart 2011/12. Det er målet at få 30 tkr i sponsorindtægter i sæsonen 2011/12 og fremadrettet mindst 50 tkr pr år. Sponsorudvalget har principielt frie tøjler til at fremme alle idéer, men muligheder kunne være faste synlige reklameskilte/bandereklamer i alle vore haller, trøje sponsorater (svømmere og trænere), stævne/heat sponsorater samt hjemmesidesponsorater

• Alle bruger af svømmehallen ved at STT holder til i Taastrup Svømmehal (august 2011). At klubben får mulighed for at blive fysisk mere synlige i svømmehallen (ved et klublokale). Alt tyder på at vi enten skal have etableret en ny svømmehal eller have renoveret de eksisterende indenfor de kommende to år, i den forbindelse skal vi gøre vore behov for eget klublokale mm. klart. Målet er nået, når etableringen er sket. Vi bør i perioden indtil, sikre midlertidige lokalt under de eksisterende forhold, mindst så vi kan sikre (forår 2011) at vores udstyr opbevares sikkert, og (efterår 2012) at vore pokaler mm. kommer frem i lyset.

Udviklingsmål for kommunikationsområdet.

• At klubben dygtiggøres indenfor klar og entydig kommunikation via faste kanaler.

• At skabe plads, tid og rum til personlig kontakt ml. klub og medlemmer

3. Organisatorisk

A. Vision omkring kommunikation

Hvad er klubbens vision for kommunikationsområdet?.

• ”At STT fremstår "up to date" og at al kommunikation fremstår klar og tydelig”

B. Organisatoriske mål for kommunikationsområdet

Hvad er de organisatoriske mål omkring kommunikation på kort sigt (1-2 år - angiv måned/år)? Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi.

• Der er målet at vi har min. en dygtig webmaster, en dygtig kommunikator og en dygtig fotograf samt flere amatør-skribenter. Disse personer findes i en vis udstrækning allerede, men de skal udvikles, fastholdes i sæsonen 2011-12, og der skal i løbet af 2012 findes substitutter med henblik på succession-planning.

• Vi ønsker at etablere et klublokale med behov for internetadgang, printer og mødelokaler, idet det forudsættes at folk selv lægger kamera og laptops til. (december 2011)

• Vi ønsker at etablere et depotrum (december 2011)

C. Strategi for kommunikationsområdet

Hvilken strategi skal føre til opnåelse af de kommunikative og de organisatoriske mål? (alle handlinger suppleres med år/måned)

• Der skal i foråret 2011 kommunikeres med HTK, at STT ikke længere har et klublokale, og at denne situation som eliteklub er aldeles uholdbar. Første ønske er et lokale i Svømmehallen, alternativt kunne et lokale på Parkskolen være et alternativ. Nederst på ønskelisten er et lokale på Rønnevang. Der skal kommunikeres med Elite-Peter. (april 2011)

• At få etableret Conventus til hurtigere, nemmere og bedre registrering af medlemmer – online betaling, inden sæsonstart 2011/12. (august 2011)

• Til klubmesterskabet i april måned 2011 afholdes der opstartsmøde med svømmehallen.

• Opstartsfoldere for Svømmeskole og konkurrenceafdeling (august 2011)

• Brugerundersøgelse for svømmeskole klar i april og november 2011. Herudover skal der gennemføres brugerundersøgelse i konkurrenceafdelingen juni 2011

• Samlet årsplan for klubben august 2011

• Nyhedsbrev fra sæsonen 2011/12, som kunne indeholde fremtidige aktiviteter, møder, sponsorer/reklamer – kunne laves som 1 til U-svøm og 1 til T-svøm. (september 2011)

• At flere i klubben i løbet af 2012 bliver "uddannet" til at kunne byde ind og aflaste de personer som i dag holder hjemmeside, politiske relationer mv. fuldstændigt ajourført.
  
  
  

D. Ressourcemæssige krav

Hvilke kompetencer er nødvendige i forhold til realisering af kommunikationsstrategien?.

Der er behov for min. En dygtig webmaster, en dygtig kommunikator og en dygtig fotograf samt flere amatør-skribenter.

En person med politisk tæft ift. ekstern kommunikation

Hvilke andre ressourcer, teknologier skal være til rådighed for realisering af kommunikationsstrategien?.

Behov for internet (hotspot) i Svømmehallen, så der til alle typer arrangementer, møder mv. kan være online, skal søges etableret sæsonen 2011/12. (december 2011)

Der er behov for internetadgang, printer, mødelokaler/klublokale hurtigst muligt og senest i løbet af sæsonen 2011/12. (december 2011)

E. Økonomi

Hvilke økonomiske ressourcer (budget for kommunikationsområdet de kommende år i forhold til opfyldelse af målsætningerne) kræver det at realisere kommunikationsstrategien og hvordan skal de skaffes?

• Penge (Ca. 10 tkr) til etablering/indkøb af Conventus, Klubmodul eller lign.

• Penge til drift, indkøb mv. af hjemmeside, lagerplads på server mv., ca. 5 tkr om året.

• Klublokale ”sponsoreres” via. HTK

• Udgifter til printer og papir ca. 3 tkr pr. år

• Internet via Hotspot betales via reklamer eller HTK

• Laptops, kamera mv. lægges til af egen privat drift.
  
  
  

F. Kommunikation

Hvordan ønsker klubben at håndtere pressen og nyhedsformidling samt sponsorer og interessenter (interne/eksterne interessenter)?

• Pressen bombarderes med alle nyheder – både sportslige og sociale tiltag ift. fripas mv. Dette sikres ved at have person dedikeret til at håndterer pressen, hvilket allerede er etableret, men skal fastholdes.

• Politisk skal der øves pres på HTK og politikerne, så svømningen tilgodeses mest muligt, dette sikres ved direkte eller indirekte tilstedeværelse i ledende lokale og regionale idrætsorganer, konkret Idrættens Samråd fra april 2011.

• At alle eksterne og interne interessenter, via hjemmeside fra april 2011, hurtigt kan få overblik over hvem de skal tage kontakt til, når der er spørgsmål.

• At sponsorer hurtigt, via hjemmeside fra april 2011, kan se hvem de skal tage kontakt til, samt måske pris på forskellige produkter/sponsorater

Hvordan kommunikeres beslutninger fra bestyrelsen og udvalg ud i organisationen?

Via. mails og hjemmeside, evt. via. møder. Der etableres en fast procedure efter hvert bestyrelses- eller udvalgsmøde i løbet af sæsonen 2011/12. (september 2011)

Hvilken frekvens?

• At hjemmesiden, fra april 2011, er fuldt opdateret en gang pr. år. Dog hurtigst muligt når der er nyheder, stævner, tilmeldinger og lign.

• STT's "design-manual"/værktøjskasse i løbet af sæsonen 2011/12 udbygges og skal kunne tilgås via hjemmesiden. Værktøjskassen skal forsynes med relevante templates/skabeloner (september 2011)

• Årlige holdoversigter, tilmeldingsmateriale, opstartsfolder og programmer opdateres i forbindelse med sæsonstart. Løbende informationsmateriale opdateres efter behov, dog min. 1 gang pr. måned eller ved nyheder – indarbejdes i årsplan (september 2011)

Hvordan skal klubbens designmanual se ud? (breve, sponsorkontrakter, referater, pressemeddelelser, e-mail, brochurer, nyhedsbreve, hjemmeside, logo m.v..)

Klubben har tøj, tasker, logo, brevpapir samt standard layout på en række dokumenter. Denne konsistens skal videreføres og udbygges med alle nye objekter og dokumenter. (august 2011). Der skal løbende sikres rød tråd til VAT og klubberne i VAT samarbejdet på området. (april 2011)

Hvem er ansvarlig? Hvem udtaler sig, hvornår?

Formanden udtaler sig generelt om klubben, og forhold omkring klubben, herunder ansatte, idrætspolitiske holdninger mv.

• Den PR-ansvarlige udtaler sig til pressen og andre om stævner, resultater mv.

• Webmaster og udvalgte lægger information på hjemmesiden.

Denne ansvarsfordeling skal tydeligt fremgå af vores hjemmeside. (august 2011)

Hvordan brandes klubbens kommunikationsstrategi løbende? (hvordan gøres den synlig og tilgængelig)

Klubbens kommunikationsstrategi vil være synlig og tilgængelig på klubbens hjemmeside fra det øjeblik klubudviklingsprojektet afsluttes. (september 2011)

4. Overordnet handlingsplan

Hvad (beskriv opgaven)	Hvornår (år/måned)	Hvem (én person til hver opgave)
Politisk skal der øves pres på HTK og politikerne, så svømningen tilgodeses mest muligt, dette sikres ved direkte eller indirekte tilstedeværelse i ledende lokale og regionale idrætsorganer, konkret Idrættens Samråd.	April 2011
At hjemmesiden, fra april 2011, er fuldt opdateret en gang pr. år. Dog hurtigst muligt når der er nyheder, stævner, tilmeldinger og lign.	April 2011
At sponsorer hurtigt, via hjemmeside fra april 2011, kan se hvem de skal tage kontakt til, samt måske pris på forskellige produkter /sponsorater	April 2011
At alle eksterne og interne interessenter, via hjemmeside fra april 2011, hurtigt kan få overblik over hvem de skal tage kontakt til, når der er spørgsmål	April 2011
Til klubmesterskabet i april måned 2011 afholdes der opstartsmøde med svømmehallen	April 2011
Der skal i foråret 2011 kommunikeres med HTK, at STT ikke længere har et klublokale, og at denne situation som eliteklub er aldeles uholdbar. Første ønske er et lokale i Svømmehallen, alternativt kunne et lokale på Parkskolen være et alternativ. Nederst på ønskelisten er et lokale på Rønnevang. Der skal kommunikeres med Elite-Peter	April 2011
Der laves en tjek- og evalueringsliste foråret 2011, som løbende revideres, og gennemgås før hvert stævne, og evalueres efterfølgende	April 2011
Brugerundersøgelse for svømmeskole	April 2011
Der skal løbende sikres rød tråd til VAT og klubberne i VAT samarbejdet på området	April 2011
Brugerundersøgelse i konkurrenceafdelingen	Juni 2011
At få etableret Conventus til hurtigere, nemmere og bedre registrering af medlemmer – online betaling, inden sæsonstart 2011/12	August 2011
Ansvarsfordeling – hvem der udtaler sig om hvad på hjemmesiden	August 2011
Opstartsfoldere for Svømmeskole og konkurrenceafdeling	August 2011
Samlet årsplan for klubben	August 2011
Klubben har tøj, tasker, logo, brevpapir samt standard layout på en række dokumenter. Denne konsistens skal videreføres og udbygges med alle nye objekter og dokumenter	August 2011
Klubbens kommunikationsstrategi vil være synlig og tilgængelig på klubbens hjemmeside fra det øjeblik klubudviklingsprojektet afsluttes.	September 2011
Årlige holdoversigter, tilmeldingsmateriale, opstartsfolder og programmer opdateres i forbindelse med sæsonstart. Løbende informationsmateriale opdateres efter behov, dog min. 1 gang pr. måned eller ved nyheder – indarbejdes i årsplan	September 2011
Via. mails og hjemmeside, evt. via. møder. Der etableres en fast procedure efter hvert bestyrelses- eller udvalgsmøde i løbet af sæsonen 2011/12	September 2011
Nyhedsbrev fra sæsonen 2011/12, som kunne indeholde fremtidige aktiviteter, møder, sponsorer/reklamer – kunne laves som 1 til U-svøm og 1 til T-svøm	September 2011
STT's "design-manual"/værktøjskasse i løbet af sæsonen 2011/12 udbygges og skal kunne tilgås via hjemmesiden. Værktøjs kassen skal forsynes med relevante templates/skabeloner	September 2011
Brugerundersøgelse for svømmeskole	November 2011
Vi ønsker at etablere et klublokale med behov for internetadgang, printer og mødelokaler, idet det forudsættes at folk selv lægger kamera og laptops til.	December 2011
Vi ønsker at etablere et depotrum	December 2011
Behov for internet (hotspot) i Svømmehallen, så der til alle typer arrangementer, møder mv. kan være online, skal søges etableret sæsonen 2011/12	December 2011
Der er behov for internetadgang, printer, mødelokaler/klublokale hurtigst muligt og senest i løbet af sæsonen 2011/12	December 2011
At flere i klubben i løbet af 2012 bliver "uddannet" til at kunne byde ind og aflaste de personer som i dag holder hjemmeside, politiske relationer mv. fuldstændigt ajourført	December 2012